Le budget de chacun des deux programmes PUDT et KOPEKOBA est construit en mobilisant les différents sources de financement en différentes devises (USD et EUR), en identifiant les différents ministères en charge des activités et en tenant compte de catégories de dépenses sur la base desquelles le reporting financier trimestriel est en partie effectué. Le budget est structuré sur la base des résultats, sous-résultats et produits à atteindre et mettre en œuvre. Les deux programmes mobilisent une Unité de coordination de programme (UCP) et trois Unités de gestion de projet (UGP). L’UCP et les 3 UGP disposent chacune d’un responsable administratif et financier (RAF).
La complexité intrinsèque des programmes, les différentes exigences de reporting des bailleurs de fonds et le montage institutionnel qui mobilise plusieurs ministères mais également plusieurs prestataires ont conduit à l’élaboration successive de tableaux budgétaires relativement lourds et à des processus de facturation mal maîtrisés par les RAF. Face à ces difficultés, un exercice de simplification de la présentation du budget a été conduit récemment. Il convient de s’assurer que cette simplification a bien apporté les gains espérés et qu’elle est désormais optimale, tout en s’assurant qu’elle permet bien d’assurer la continuité du reporting opéré au cours de des deux dernières années.
Par ailleurs, les éléments permettant de faire le lien entre le cadre budgétaire et PTAB, les codes de comptabilité analytique (sur la base des catégories de dépenses identifiées) et les enregistrements comptables sont absents. Cette situation ne permet de rendre compte de manière satisfaisante de l’exécution des ressources des programmes d’un point de vue budgétaire et d’un point de vue financier ce qui handicape le pilotage financier des programmes (difficulté par exemple à avoir une vue global des dépenses engagées, des dépenses payées et des dépenses exécutées) et la réalisation des contrôles y compris lors de l’audit externe annuel (conduisant à des délais importants dans la réalisation des audits). Il convient donc de pouvoir identifier les éventuels besoins de correction des saisies passées pour garantir la cohérence du suivi comptable et budgétaire comme l’exactitude du reporting financier depuis le démarrage du projet.
Mettre en place les éléments permettant de faire le lien entre le cadre budgétaire, la comptabilité analytique et les enregistrements comptables pour rendre compte de l’exécution des dépenses au regard (i) de la nomenclature budgétaire et (ii) des catégories de dépenses.
Assurer la traçabilité des modifications apportées.
